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- Sauvegarder, Archiver, Stocker -

  La loi N.R.E. (Nouvelle Réglementation Economique), ainsi que les normes comptables I.A.S.-I.F.R.S. doivent garantir la bonne tenue et la véracité des écritures comptables et financières. Ainsi, l´organisation de l´entreprise peut être bouleversée. Les procédures écrites ou non, engagent la responsabilité de chacun des chefs d´entreprise.

- La fatalité informatique

  Les petites entreprises se contentent souvent de stocker les données sur les disques durs de leurs ordinateurs. Mais lorsque un accident matériel arrive, c´est la perte de fichiers importants. Le dirigeant ne doit jamais faire confiance à son matériel et ne pas attendre cet incident pour prendre la décision de faire quelque chose. De plus, en cas de virus, les données peuvent aussi être perdues. Un gros effort est donc à accomplir afin de se donner les moyens de conserver correctement les données. En l´absence d´une personne dédiée à l´informatique de l´entreprise, c´est le dirigeant qui devra veiller à l´intégrité et à la sécurité de son informatique.
  Les données de l´entreprise augmentent avec le temps. Les besoins en matière de stockage nécessaire à la sauvegarde de celles-ci sont de plus en plus importants. Malgré l´évolution de l´échange électronique des documents commerciaux et comptables (factures, contrats, devis, déclarations diverses...), les documents à conserver peuvent être quantitativement importants. Dans la législation Française, au jour d´aujourd´hui, il n´existe pas de réglementation, de norme concernant les modalités et les formes sous lesquelles les documents électroniques doivent être conservés pour avoir valoir de preuve. La réglementation impose des délais des conservation qui varient selon la nature juridique du document en lui-même. L´entreprise doit être garante de l´authenticité des documents qu´elle produit. Ainsi, les documents, authentiques, doivent être stockés de manière simple et facilement accessibles. Le papier est un support considéré comme fidèle et durable mais les supports numériques manquent de fiabilité. Le code civil précise que la fiabilité de l´archivage est une condition de validité du document. numérique. Aucun critère n´est définit précisemment. D´où l´importance de stocker les données sur plusieurs supports différents (papier, disque dur amovible, bandes magnétiques...). L´évolution matérielle et logicielle étant très rapide, il convient de conserver des copies lisibles même avec plusieurs années d´archivage. Ce travail peut être effectué par un professionnel afin d´assurer la pérénité des données fournies.

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